E-Mail mit eigener Domain: Postfach, DNS-Einträge und Mailprogramm

Eine Adresse wie info@deinefirma.de oder vorname@familienname.de wirkt beständiger als eine Freemail-Adresse und bleibt dir, auch wenn du den Mailanbieter wechselst. Technisch hängen dabei zwei Dinge zusammen: die Domain, die dir gehört, und ein Mailserver, der die Postfächer führt. Verbunden werden beide über Einträge im DNS der Domain. Dieser Ratgeber zeigt die üblichen Wege zum Postfach, die nötigen Einträge, die Einrichtung im Mailprogramm und worauf du beim Umzug achten musst.

Was du brauchst

• Eine eigene Domain. Wie die Registrierung abläuft, steht unter Domain registrieren.
• Zugang zur DNS-Verwaltung der Domain, meist beim Registrar oder Hoster.
• Einen Dienst, der Postfächer für deine Domain führt.

Domain und Postfach müssen nicht beim selben Anbieter liegen. Die Domain kann bei einem Registrar bleiben, während die Mails bei einem anderen Anbieter ankommen. Entscheidend ist allein, was im DNS steht.

Drei Wege zum Postfach

Viele Hostingpakete enthalten Postfächer. Liegen Domain, DNS und Mail beim selben Hoster, trägt dessen Verwaltung die nötigen Einträge meist selbst ein. Du legst nur das Postfach an.

Der zweite Weg ist ein reiner Mail- oder Bürodienst, bei dem du deine Domain hinzufügst. Solche Dienste verlangen zuerst einen Nachweis, dass dir die Domain gehört, meist über einen zusätzlichen DNS-Eintrag. Unterstützt dein Registrar das Verfahren Domain Connect, kann zum Beispiel Microsoft 365 den Nachweis und die übrigen Einträge nach deiner Zustimmung selbst anlegen ^[2].

Der dritte Weg ist ein eigener Mailserver. Er gibt dir volle Kontrolle, bringt aber mehr Pflichten. Gmail verlangt von jedem Absender, dass die sendende IP-Adresse einen gültigen Reverse-DNS-Eintrag (PTR) hat, dessen Hostname wieder auf dieselbe IP-Adresse zeigt, außerdem eine verschlüsselte Verbindung per TLS ^[6]. Wie der PTR-Eintrag funktioniert, erklärt Reverse-DNS und PTR-Eintrag. Yahoo empfiehlt zusätzlich einen aussagekräftigen PTR-Eintrag, der deine Domain erkennen lässt und nicht wie eine dynamisch vergebene Adresse aussieht ^[10]. Außerdem warnt Yahoo vor Servern, die als offenes Relay laufen, weil Spammer darüber ihre eigenen Mails verschicken ^[10]. Dazu kommen Updates, Spamfilter und Datensicherung, um die du dich selbst kümmerst.

Die nötigen DNS-Einträge

Welche Werte du einträgst, gibt dein Mailanbieter vor. Die Art der Einträge ist überall gleich:

Zwei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich die Werte aussehen. Bei Google Workspace lautet der MX-Eintrag smtp.google.com mit Priorität 1, der SPF-Eintrag v=spf1 include:_spf.google.com ~all, und der DKIM-Schlüssel steht als TXT-Eintrag unter google._domainkey ^{[1, 3, 4]}. Bei Microsoft 365 kopierst du den MX-Wert aus dem Admin Center, weil er je Domain verschieden ist. Der SPF-Eintrag lautet dort v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all, für DKIM legst du zwei CNAME-Einträge an, und für Outlook kommt ein CNAME-Eintrag für die Autoermittlung dazu, den Microsoft dringend empfiehlt ^{[2, 5]}. Als TTL schlägt Microsoft eine Stunde vor; Exchange Online akzeptiert nur Werte unter sechs Stunden ^[2].

Die einzelnen Einträge erklären eigene Ratgeber: MX-Eintrag einrichten, SPF-Eintrag erstellen und prüfen, DKIM einrichten und DMARC-Eintrag setzen.

Schritt für Schritt

1. Domain beim Mailanbieter hinzufügen und den Besitz nachweisen.
2. Postfächer anlegen. Microsoft rät, Benutzer und Postfächer einzurichten, bevor der MX-Eintrag geändert wird, damit keine Mail ins Leere geht ^[2].
3. Falls die Domain schon Mails empfängt: die TTL des alten MX-Eintrags einige Tage vorher senken.
4. MX-Eintrag setzen und alte MX-Einträge entfernen. Microsoft erlaubt auch, den alten Eintrag mit einer größeren Zahl (also niedrigerer Priorität) stehen zu lassen ^[2].
5. SPF eintragen. Gibt es schon einen SPF-Eintrag, legst du keinen zweiten an, sondern ergänzt den vorhandenen. Am Ende soll ein einziger Eintrag stehen ^[2].
6. DKIM einrichten und beim Anbieter einschalten.
7. DMARC zunächst mit p=none und einer Adresse für Berichte veröffentlichen.
8. Abwarten. Google nennt bis zu 72 Stunden, bis neue MX-Einträge überall erkannt werden ^[1].
9. Mit dem DNS-Check prüfen, ob die Einträge ausgeliefert werden, und Testmails in beide Richtungen mit einem fremden Postfach austauschen.

Mailprogramm einrichten

Zum Abrufen nutzen Mailprogramme IMAP oder POP, zum Senden SMTP. RFC 8314 von 2018 erklärt unverschlüsselte Verbindungen dafür für überholt. Für IMAP ist Port 993 vorgesehen, für POP Port 995; auf beiden beginnt die Verbindung sofort verschlüsselt ^[7]. Zum Senden gibt es zwei gleichwertige Wege: Port 465 mit sofortiger Verschlüsselung oder Port 587 mit STARTTLS, bei dem die Verschlüsselung nach dem Verbindungsaufbau eingeschaltet wird. Laut RFC 8314 unterscheiden sich beide in der Sicherheit nicht wesentlich ^[7].

IMAP lässt die Mails auf dem Server und gleicht alle Geräte ab. Für Handy, Laptop und Webmail parallel ist das die übliche Wahl. Die Servernamen nennt dein Anbieter. Ist der Autodiscover-Eintrag gesetzt, findet Outlook die Einstellungen selbst ^[2].

Vorhandene Mails mitnehmen

Stellst du den MX-Eintrag um, landen neue Mails beim neuen Anbieter. Mails, die schon beim alten Anbieter liegen, bleiben dort, bis du sie umziehst ^[2]. Bei IMAP auf beiden Seiten geht das oft im Mailprogramm selbst: beide Konten einrichten und die Ordner verschieben. Viele Anbieter haben dafür auch ein eigenes Importwerkzeug. Kündige das alte Postfach erst, wenn alles übertragen ist und keine Mails mehr dort eintreffen.

Wie du Postfächer und Hostingpakete fristgerecht kündigst, steht auf vertrag-kuendigen.com, etwa für GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS und STRATO; weitere Anbieter findest du im Verzeichnis von A bis Z. Soll auch die Domain umziehen, hilft Domain umziehen.

Weiterleitungen statt Postfach

Manche nutzen die eigene Domain nur als Absender und leiten eingehende Mails an ein bestehendes Postfach weiter. Das geht, hat aber eine Schwäche: Eine weitergeleitete Mail kommt beim Ziel von der IP-Adresse des Weiterleiters und besteht deshalb SPF meist nicht mehr. Die DKIM-Signatur des ursprünglichen Absenders bleibt in der Regel gültig ^[8]. Google rät allen, die regelmäßig weiterleiten, dafür zu sorgen, dass weitergeleitete Mails authentifiziert werden ^[6]. Wer mit der eigenen Adresse über ein fremdes Postfach senden will, muss den sendenden Dienst außerdem in den SPF-Eintrag aufnehmen.

Shop, Kontaktformular und Newsletter

Mit der eigenen Domain verschicken oft mehrere Systeme Mails: neben dem Postfach auch der Onlineshop, das Kontaktformular der Website, die Buchhaltung oder ein Newsletterdienst. Jeder dieser Absender muss im SPF-Eintrag stehen oder mit deiner Domain per DKIM signieren. Google schreibt dazu, dass Mails von Drittanbietern, die nicht im SPF-Eintrag enthalten sind, eher als Spam markiert werden ^[6]. Ein SPF-Eintrag kann laut Google bis zu zehn include-Angaben enthalten ^[3]. Bei vielen Diensten wird es deshalb eng.

Microsoft empfiehlt, Massenversand über Dienste, die du nicht selbst kontrollierst, über eine Subdomain wie marketing.beispiel.de laufen zu lassen. Probleme mit diesen Mails schaden dann nicht dem Ruf der Adressen, über die deine Mitarbeiter schreiben ^[9]. Yahoo rät ebenfalls, Werbemails und persönliche oder transaktionale Mails über getrennte IP-Adressen oder DKIM-Domains zu verschicken, weil jede davon ihren eigenen Ruf hat ^[10]. Für eine Familie oder einen kleinen Verein ist das meist zu viel Aufwand. Für einen Shop mit Newsletter lohnt es sich.

Typische Fehler

• Zwei SPF-Einträge nach dem Anbieterwechsel statt eines gemeinsamen ^[2].
• Alter MX-Eintrag mit gleicher Priorität bleibt stehen. Ein Teil der Mails landet dann weiter beim alten Anbieter.
• Bei Google Workspace andere MX-Einträge nicht gelöscht. Google verlangt, sie zu entfernen, weil sie den Empfang stören können ^[1].
• Punkt am Ende vergessen oder zu viel gesetzt: Manche Registrare verlangen smtp.google.com. mit Schlusspunkt, andere nicht ^[1].
• Nameserver gewechselt, etwa zu einem CDN, und die Mail-Einträge in der neuen Zone vergessen. Mehr dazu unter Nameserver ändern.

Kommen deine Mails an, landen aber im Spam, findest du die üblichen Ursachen unter Eigene E-Mails landen im Spam.

1. Organisation MX-Einträge für Google Workspace einrichten. Google. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
2. Organisation Verbinden Ihrer Domäne durch Hinzufügen von DNS-Einträgen. Microsoft. Stand 23.04.2026. abgerufen am 29.10.2026
3. Organisation SPF einrichten. Google. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
4. Organisation DKIM einrichten. Google. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
5. Organisation Verwenden von DKIM für E-Mail in Ihrer benutzerdefinierten Domäne. Microsoft. Stand 03.07.2026. abgerufen am 29.10.2026
6. Organisation Richtlinien für E-Mail-Absender. Google. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
7. Gesetz RFC 8314: Cleartext Considered Obsolete: Use of TLS for Email Submission and Access. IETF. Stand Januar 2018. abgerufen am 29.10.2026
8. Gesetz RFC 9989: Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), Abschnitt 7.4. IETF. Stand Mai 2026. abgerufen am 29.10.2026
9. Organisation Einrichten von DMARC zum Überprüfen von E-Mails in Microsoft 365. Microsoft. Stand 03.07.2026. abgerufen am 29.10.2026
10. Organisation Sender Requirements and Recommendations. Yahoo. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026

Zuletzt geprüft am 29.10.2026, nächste Prüfung spätestens im Oktober 2027. Fehler entdeckt? Schreib uns.